Die Kita Linde sucht für morgen früh eine Betreuerin. Zwei Strassen weiter kennt die Kita im Park, die vom selben Trägerverein geführt wird, drei verfügbare Personen. Niemand weiss davon. Jede Einrichtung hat ihren Pool, ihre Gewohnheiten, ihre Liste. Und wenn eine Aushilfe für beide arbeitet, ruft jede sie an, ohne zu wissen, dass die andere sie schon eingeplant hat.
Die zwei üblichen Reflexe enttäuschen. Alles zentralisieren, in einem einzigen Konto: eine Handvoll Admins, Dutzende Personen in der Einsatzplanung, Regeln, die sich vermischen. Oder alles abschotten: jedes Team mit seinem Pool, und Aushilfen, die man sich telefonisch «ausleiht», ohne Spur und ohne sie nach ihrer Meinung zu fragen.
Es gibt einen dritten Weg: eine Organisation pro Team und einen Verbund, der sie verbindet. Der Pool wird gemeinsam genutzt, jedes Team behält die Kontrolle, und die Aushilfe entscheidet selbst, für wen sie arbeiten möchte.
Wenn ein Admin und die Einsatzplanung nicht mehr genügen
In SosJack vereint eine Organisation einen Admin, die Personen in der Einsatzplanung, die Suchaufträge starten, einen Pool und Kreise, die festlegen, in welcher Reihenfolge die Aushilfen angefragt werden. Für ein Team oder für einige eng verbundene Teams ist das das richtige Modell: Jede Abteilungsleitung startet ihre Suchaufträge mit der Rolle Einsatzplanung, in einem gemeinsamen Tool.
An seine Grenzen stösst dieses Modell, wenn jedes Team eigene Autonomie braucht:
- Unterschiedliche Regeln. Qualifikationen, Arbeitszeiten, Kreise und Wartezeiten bis zur Erinnerung sind in der Pädiatrie andere als in der Geriatrie, in der Küche andere als an der Rezeption.
- Unterschiedliche Verantwortliche. Jedes Team will allein entscheiden, wer in seinen Pool kommt, ohne die Notizen und Tarife der anderen zu sehen und ohne dass die eigenen sichtbar sind.
- Unterschiedliche Rechtsträger. In einem Verband oder Dachverband stellt jede Institution ihr Personal selbst an und ist für ihre Daten verantwortlich. Ein gemeinsames Konto ergibt dann keinen Sinn mehr.
Zwei Situationen, ein und derselbe Mechanismus
1. Ein Unternehmen, mehrere Abteilungen
Ein Spital und seine Abteilungen, eine Hotelgruppe und ihre Betriebe, ein Reinigungsunternehmen und seine Filialen: eine einzige juristische Person, aber Teams, die jedes für sich wie ein kleines Unternehmen funktionieren.
Jede Abteilung hat dann ihre eigene Organisation in SosJack, mit ihrem Admin, ihrer Einsatzplanung und ihrem Pool. Der Verbund verbindet sie: Fehlt einer Abteilung Personal, kann sie auch die Aushilfen der anderen Abteilungen anfragen, die zugestimmt haben, für sie zu arbeiten.
2. Ein Verband, mehrere unabhängige Institutionen
Ein Dachverband, der Kitas vereint, ein Netz von sozialen Institutionen, ein Verband von Pflegeheimen: Jede Institution hat ihre eigene Rechtspersönlichkeit, ihr Budget und ihr Personal. Trotzdem greifen sie auf dieselben Aushilfen zurück, oft sind es genau dieselben Personen.
Mit dem Verbund nutzen sie diese Aushilfen gemeinsam, ohne ihre Daten zusammenzulegen: Jede Institution behält die Hoheit über ihren Pool und bleibt für die Kontaktdetails verantwortlich, die sie erhält.
In beiden Fällen macht SosJack keinen Unterschied. Der Mechanismus ist derselbe, und massgebend ist die Wahl der Person.
So funktioniert ein Verbund
Das Prinzip passt in einen Satz: Jede Organisation schlägt vor, die Person entscheidet. Konkret:
Danach ändert sich im Alltag nichts: Jede Organisation startet ihre Suchaufträge wie gewohnt, in ihren Kreisen und nach ihren Regeln. Personen aus dem Verbund sind Aushilfen wie alle anderen, die Sie dem Kreis Ihrer Wahl zuteilen.
Was geteilt wird und was bei Ihnen bleibt
Gemeinsam nutzen heisst nicht, alles offenzulegen. Der Verbund ist so gebaut, dass jede Organisation ihre Informationen behält und die Person die Kontrolle über ihre eigenen Daten.
| Information | Zwischen Organisationen im Verbund |
|---|---|
| Name, Mobilnummer, E-Mail, Sprache, bevorzugter Kanal | Nur an die Organisationen, welche die Person gewählt hat |
| Etiketten, Tarife, interne Notizen | Nie weitergegeben |
| Verlauf der Einsätze | Nie weitergegeben |
| Abwesenheiten, von der Person erfasst | Im ganzen Verbund berücksichtigt |
| Ort ihrer anderen Einsätze | Nie genannt: Die Person wird einfach nicht angefragt |
| Liste der geteilten Personen | Sichtbar für die Organisation, die sie vorgeschlagen hat |
Die Person bleibt frei. Auf ihrer Seite «Meine Organisationen» entfernt sie eine Organisation, wann immer sie will. Und verlässt die Organisation, die sie vorgeschlagen hat, den Verbund, bleibt ihre Wahl gültig: Es ist ihre Entscheidung, nicht die der Organisation, die sie vorgestellt hat.
Das Wichtigste: Ein Verbund legt keine Pools zusammen. Er erlaubt einer Person, einmal zu sagen «Ich arbeite gerne auch für sie», und jeder Organisation, sie nach ihren eigenen Regeln anzufragen.
Wo anfangen
Bevor Sie etwas verbinden, sind intern drei Fragen zu klären:
- Welche Aufteilung? Eine Organisation pro Abteilung, pro Standort oder pro Institution: Orientieren Sie sich daran, wer im Alltag über Vertretungen entscheidet.
- Wer ist Admin? Mindestens eine Person pro Organisation, um Einladungen anzunehmen und dem Verbund Aushilfen vorzuschlagen.
- Wen zuerst vorschlagen? Aushilfen, die schon für mehrere Teams arbeiten oder mehr Stunden möchten. Ihr Einverständnis wird ohnehin eingeholt.
Ist Ihr Pool noch im Aufbau, beginnen Sie mit unserem Ratgeber «So bauen Sie einen zuverlässigen Aushilfen-Pool auf»: Ein Verbund erweitert ihn nur. Und um abzuschätzen, was Ihnen das gemeinsame Nutzen bringt, lesen Sie «Was kostet eine Abwesenheit ohne Vertretung?».
Was SosJack bietet
Verbünde sind in allen kostenpflichtigen Plänen von SosJack inbegriffen, ab Essentiel, ohne Aufpreis. Jede Organisation behält ihren Plan, ihre Einstellungen und ihren Pool. Das SosJack-Team schaltet den Zugang frei und richtet auf Wunsch den Verbund ein, lädt die Admins ein und prüft, dass nichts blockiert.
Die Aushilfe muss nichts installieren: Die Nachricht zur Wahl kommt per Push-Benachrichtigung, E-Mail oder SMS, die Einsatzanfragen über die gewohnten Kanäle von SosJack.
Aushilfen-Pool teilen: häufige Fragen
Es bedeutet, einen Pool von Aushilfen zwischen mehreren Teams, Standorten oder Institutionen zu teilen, statt dass jede ihre eigene Liste für sich führt. Gut umgesetzt, vergrössert das den Pool aller, ohne interne Daten zu vermischen und ohne das Einverständnis der Personen zu übergehen.
Nein. Ein Verbund in SosJack verbindet die Abteilungen eines Unternehmens ebenso wie rechtlich unabhängige Institutionen, zum Beispiel die Mitglieder eines Verbands. Jede Organisation bleibt für die Kontaktdetails verantwortlich, die sie erhält.
Ja, immer. Die Person erhält eine Nachricht, wählt selbst die Organisationen, deren Anfragen sie erhalten möchte, und kann ihre Wahl jederzeit ändern. Ohne ihre Wahl werden keine Kontaktdetails weitergegeben.
Nein. Sobald ihr Einsatz bestätigt ist, wird die Person für kein überschneidendes Zeitfenster mehr angefragt, in keiner Organisation des Verbunds, und niemand erfährt, wo sie arbeitet. Abwesenheiten, die sie selbst erfasst, gelten ebenfalls im ganzen Verbund.
Mehrere Abteilungen, mehrere Institutionen, dieselben Aushilfen: Die Frage ist nicht mehr, wer wem wen «ausleiht», sondern jede Person selbst sagen zu lassen, für wen sie arbeiten möchte. Entdecken Sie SosJack, die Software für das Ausfallmanagement, und die Pläne Essentiel und Réseau, oder buchen Sie eine Demo, um mit Blick auf Ihre Organisation darüber zu sprechen.
SosJack c/o SAI ERP Sàrl · Av. de la Gare 2, 1920 Martigny · In Europa gehostet (bald ausschliesslich in der Schweiz), konform mit DSGVO und DSG.