Oft glaubt man, eine Abwesenheit ohne Vertretung koste nichts oder «spare» sogar einen Tageslohn. Das Gegenteil ist der Fall: Die Kosten einer Abwesenheit ohne Vertretung fallen anderswo an, an mehreren Stellen, und die Gesamtrechnung ist fast immer höher als gedacht.
Das Problem: Diese Kosten sind diffus. In keiner Budgetzeile tauchen sie auf. Versteckt sind sie in der Zeit der Führungskräfte, in der Müdigkeit des Teams und in der Qualität der erbrachten Leistung. Schauen wir genau hin.
Die sichtbaren und die versteckten Kosten
Die sichtbaren Kosten einer Abwesenheit zeigen sich in der Lohnabrechnung: allfällige Überstunden, kurzfristig gebuchtes Temporärpersonal. Das ist real, aber nur die Spitze des Eisbergs. Die versteckten Kosten wiegen viel schwerer, gerade weil niemand sie von sich aus misst.
Eine schlecht überbrückte Abwesenheit bedeutet: eine Führungskraft, die den Vormittag am Telefon verbringt, statt ihre Arbeit zu machen, ein Team, das die Mehrbelastung trägt, ein Betrieb, der auf Sparflamme läuft, und manchmal Familien oder Kundschaft, die informiert werden müssen. Nichts davon steht auf einer Rechnung, aber alles hat seinen Preis.
Die Grössenordnung: In der Praxis kann eine Suche von Hand eine Person stundenlang beschäftigen, oft ausserhalb der Arbeitszeit. Multiplizieren Sie das mit der Zahl der Abwesenheiten im Jahr, und die scheinbar kostenlose Improvisation wird zum am wenigsten kontrollierten Ausgabenposten Ihrer Organisation.
Die 4 Kostenposten einer schlecht überbrückten Abwesenheit
Der grösste Kostenposten lässt sich am leichtesten senken
Die gute Nachricht: Von den vier Posten ist der teuerste, die Zeit für die Organisation, genau derjenige, den eine Software für das Ausfallmanagement schrumpfen lässt. Wenn die Anfragen an Ihren Aushilfen-Pool und die Bestätigung automatisch laufen, tritt an die Stelle der stundenlangen Suche ein automatischer Ablauf, der niemanden blockiert.
Und wenn die Aushilfe rechtzeitig kommt, fallen auch die drei anderen Posten weg: Der Betrieb läuft normal, das Team muss nichts auffangen, die Familien merken nichts. Die Frage lautet also nicht «Kann ich mir ein Tool leisten?», sondern «Kann ich es mir leisten, weiterhin darauf zu verzichten?». Siehe unsere Preise (der Plan Découverte ist kostenlos, ohne Mindestlaufzeit).
Die Kosten einer Abwesenheit: häufige Fragen
Ja, weit über den allenfalls eingesparten Lohn hinaus: Zeit für die Organisation, schlechterer Service, Überstunden des Teams, Folgen für die Zufriedenheit von Familien oder Kundschaft. Diffus, aber real.
Zählen Sie zusammen: die Stunden für die Organisation der Vertretung, die Kosten für Überstunden oder kurzfristig gebuchtes Temporärpersonal und den Wert der nicht erbrachten Leistung. Selbst vorsichtig geschätzt liegt das Ergebnis fast immer über den Kosten eines Tools.
Vor allem senkt sie den grössten und unsichtbarsten Kostenposten: die Zeit für die Organisation. Weil Anfragen an den Pool und Bestätigung automatisch laufen, ersetzt sie eine stundenlange Suche durch einen automatischen Ablauf.
Um diese Kosten auf ein Minimum zu senken, entdecken Sie SosJack, die Software für das Ausfallmanagement, und lesen Sie auch, wie Sie kurzfristig eine Aushilfe finden.
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