Viele Abwesenheiten sind kurz und unerwartet: eine Krankmeldung am Vorabend für den nächsten Tag, ein familiärer Notfall, ein Dienst, der von heute auf morgen übernommen werden muss. Vermeiden lassen sie sich nicht. Sie können aber entscheiden, sie gelassen aufzufangen, vorausgesetzt, Sie haben im Voraus einen Aushilfen-Pool aufgebaut, der bereit ist zu antworten.
Ein Aushilfen-Pool ist keine Liste von Nummern, die in einer Schublade liegt. Er ist ein Wert, den man aufbaut und pflegt, und er macht den Unterschied an dem Tag, an dem jemand fehlt. So bauen Sie ihn auf, damit er wirklich zur Stelle ist.
Ein Adressbuch, eine Excel-Liste oder eine WhatsApp-Gruppe ist noch kein Pool
Die meisten Einrichtungen glauben, einen Aushilfen-Pool zu haben. In Wirklichkeit haben sie eine Liste: ein Adressbuch, ein geteiltes Excel-Blatt, eine WhatsApp-Gruppe für die Saison. Alle diese Werkzeuge haben denselben Mangel: Kontakte speichern sie zwar, doch sie zeigen weder, wer verfügbar ist, noch wer schon geantwortet hat, noch in welcher Reihenfolge man anfragen soll.
Ein echter Aushilfen-Pool ist eine lebendige Ressource: eine qualifizierte, aktuelle und priorisierte Liste, die vor allem sofort aktivierbar ist, wenn Sie sie brauchen. Der Unterschied zwischen einer Liste und einem Pool ist der Unterschied zwischen panischem Suchen und gelassenem Auslösen.
Die klassische Falle: Eine Excel-Datei mit 40 Aushilfen vermittelt das Gefühl, gerüstet zu sein. Doch am Tag der Abwesenheit wissen Sie nicht, wer noch aktiv ist, wer die Nummer gewechselt hat und wen Sie zuerst informieren sollen. Sie rufen auf gut Glück an, und der Vormittag ist weg.
Die 5 Kriterien eines wirksamen Aushilfen-Pools
Ein Aushilfen-Pool, der hält, was er verspricht, erfüllt fünf Kriterien. Keines ist optional: Erst ihr Zusammenspiel sorgt dafür, dass sich eine Abwesenheit zügig auffangen lässt, statt einen halben Tag am Telefon zu kosten.
Interner oder erweiterter Pool: Was passt zu Ihrer Einrichtung?
Der wertvollste Pool ist oft Ihr eigener: Ihre regelmässigen Aushilfen, die Ihre Einrichtung, Ihre Kinder, Ihre Bewohnerinnen und Bewohner und Ihre Gewohnheiten bereits kennen. Diese Personen sind ab der ersten Minute einsatzbereit, und Sie bleiben von Mal zu Mal mit ihnen in Verbindung.
Natürlich lässt sich der Pool erweitern: ehemalige Praktikantinnen und Praktikanten, Studierende in Ausbildung, Aushilfen anderer Einrichtungen Ihres Netzwerks. Der Fehler wäre aber, beim ersten Ausfall alles einem Temporärbüro zu überlassen: Sie verlieren die Verbindung und die Kenntnis vor Ort, und Sie bezahlen mehr. SosJack setzt auf Ihren Pool statt auf Temporärbüros: Sie behalten die Kontrolle über das Wer.
So fragt SosJack Ihren Pool automatisch an
Den Pool aufzubauen ist die erste Hälfte der Arbeit. Die zweite (ihn im richtigen Moment und in der richtigen Reihenfolge anzufragen, ohne Ihre Abende damit zu verbringen) übernimmt SosJack.
Importieren Sie Ihren Pool in 5 Minuten
Ihre Aushilfen kommen aus einer Excel-Datei oder werden von Hand erfasst. Jeder Kontakt enthält den bevorzugten Kanal, die Kompetenzen und den Prioritätskreis. Aus Ihrer Liste wird ein strukturierter Pool.
Lassen Sie die Kreise arbeiten
Fällt jemand aus, kontaktiert SosJack zuerst Ihren Kreis 1, alle gleichzeitig, jede Person über ihren Kanal. Antwortet niemand innerhalb der festgelegten Frist, wird automatisch der nächste Kreis angefragt. Wer zuerst zusagt, erhält den Einsatz, und Sie müssen keine doppelten Antworten klären.
Darum geht es im nächsten Schritt: Ist der Pool bereit, starten Sie einen Suchauftrag mit wenigen Klicks: mehr dazu in «Aushilfe kurzfristig finden». Den ganzen Ablauf sehen Sie hier: warum die Kreise alles verändern und wie es in 3 Schritten funktioniert, auf der Seite von SosJack, der Software für das Ausfallmanagement.
Aushilfen-Pool: häufige Fragen
Eine magische Zahl gibt es nicht: Wichtig sind mehrere verfügbare Profile pro Funktion. Ein Pool von 10 bis 15 gut qualifizierten Aushilfen reicht einer kleinen Einrichtung oft aus. Entscheidend ist nicht die Anzahl, sondern dass die Angaben aktuell und die Personen erreichbar sind.
Aktualisieren Sie Kontaktdaten, Verfügbarkeiten und Kompetenzen bei jedem Kontakt. Mit SosJack wird jede Anfrage und jede Antwort protokolliert: So sehen Sie von selbst, wer noch aktiv und zuverlässig ist.
Ja. DSGVO und DSG verlangen eine ausdrückliche Einwilligung und einen Link zum Abbestellen in jeder Nachricht. SosJack verwaltet diese Einwilligung pro Aushilfe und hostet die Daten in Europa.
Für die meisten kurzen Abwesenheiten reicht Ihr interner Pool, und Sie bleiben in Verbindung mit Personen, die Ihre Einrichtung bereits kennen. SosJack konzentriert sich auf diesen Pool statt auf Temporärbüros.
Ein gut aufgebauter Pool ist die halbe Miete. Die andere Hälfte: ihn mit einem Handgriff aktivieren zu können. Entdecken Sie SosJack, die Software für das Ausfallmanagement, und den kostenlosen Plan Découverte ohne Mindestlaufzeit.
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