Es ist 22 Uhr, an einem Sonntag. Eine Betreuerin meldet sich bei Ihnen, weil ihr Kind krank ist; am Montagmorgen kann sie nicht kommen. Sie legen auf, öffnen Ihr Adressbuch, und das Rennen beginnt. In solchen Momenten hängt es weder vom Glück noch von der Anzahl Personen in Ihren Kontakten ab, ob Sie kurzfristig eine Aushilfe finden: Es hängt von Ihrer Methode ab.
Die gute Nachricht: Diese Methode lässt sich lernen, und sie lässt sich sogar automatisieren. So fangen Sie eine kurzfristige Abwesenheit auf, ohne dreissigmal dieselbe SMS zu schreiben oder doppelte Antworten zu klären.
Warum es so schwierig ist, kurzfristig eine Aushilfe zu finden
Das Problem ist fast nie ein Mangel an Aushilfen. Die meisten Einrichtungen haben ein gut gefülltes Adressbuch, manchmal mit vierzig Personen oder mehr. Das Problem ist die Zeit, die es braucht, um sie eine nach der anderen zu erreichen, im ungünstigsten Moment, wenn jede Minute zählt.
Bei der Suche von Hand kommen drei Verluste zusammen: die Zeit für Anrufe oder das Abtippen derselben Nachricht, den fehlenden Überblick, wer schon zugesagt hat, und die doppelten Antworten, wegen derer Sie jemanden zurückrufen müssen, um sich zu entschuldigen. Das Ergebnis: Zwei Personen sagen im Abstand von zwei Minuten «OK», eine hat sich schon anders organisiert, und Ihr Abend ist dahin.
Was die Praxis zeigt: Eine Suche von Hand kann Stunden dauern und bindet eine Person, oft ausserhalb der Arbeitszeit. Mit einer automatisierten und priorisierten Suche erreichen Sie dasselbe Ergebnis, ohne jemanden damit zu blockieren.
Die Methode in 4 Schritten, um kurzfristig eine Aushilfe zu finden
Ob Sie es von Hand machen oder mit einer Software für das Ausfallmanagement: Das Prinzip bleibt gleich. Anders ist nur, wer die Schritte 2 und 3 ausführt: Sie oder die Software.
Was sich konkret ändert
Aushilfe kurzfristig finden: häufige Fragen
Der erste Kreis wird sofort und gleichzeitig kontaktiert, jede Person über ihren bevorzugten Kanal. Von Hand wählen Sie dagegen eine Nummer nach der anderen. Antwortet niemand innerhalb der von Ihnen festgelegten Frist, übernimmt automatisch der nächste Kreis.
Nein. Ihre Aushilfen erhalten einen Link per SMS, E-Mail oder WhatsApp und antworten mit einem Klick, ob sie verfügbar sind oder nicht. Keine App, kein Konto nötig.
Nach Ablauf der von Ihnen festgelegten Frist fragt SosJack automatisch den nächsten Kreis an, dann den übernächsten. Wer zuerst zusagt, erhält den Einsatz, und Sie bestätigen mit einem Klick.
Ja. SosJack läuft rund um die Uhr, an 7 Tagen pro Woche. Sie starten an einem Sonntag um 22 Uhr einen Suchauftrag, die Software kontaktiert Ihren Pool und meldet Ihnen, sobald eine Aushilfe bestätigt ist.
Was wirklich auf dem Spiel steht, wenn eine Abwesenheit ohne Vertretung bleibt, lesen Sie in unserer Analyse der Kosten einer Abwesenheit ohne Vertretung und in unserem Ratgeber zu kurzfristigen Ausfällen.
Mehr dazu: Entdecken Sie, wie SosJack, die Software für das Ausfallmanagement, aus Ihrem Adressbuch einen intelligenten Pool macht: die Funktionsweise in 3 Schritten ansehen oder die Pläne vergleichen (der Plan Découverte ist kostenlos, ohne Mindestlaufzeit).
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